Совсем скоро бухгалтерам предстоит сдавать отчетность в ПФР за полугодие. При этом форму РСВ-1 они будут заполнять всего второй раз в своей практике. В данной статье проектная команда сервиса «Контур-Отчет ПФ» анализирует сложности, с которыми бухгалтеры столкнулись в ходе апрельской отчетности при заполнении РСВ-1 в электронном виде.

Итоги апрельской отчетности

Несомненно, главной интригой прошедшего отчетного периода стало появление новой формы расчета по начисленным и уплаченным страховым взносам (РСВ-1).

Многие проблемы были обусловлены тем, что Пенсионный фонд принимал данную отчетность впервые, поэтому и сотрудники ПФР, и страхователи должны были разобраться с нововведениями в очень сжатые сроки. Бухгалтеров волновало множество вопросов: где найти нужную информацию о новой форме, как ее заполнить без ошибок, какие особенности отличают форму РСВ-1 от предыдущих форм, каким способом лучше отправить отчетность в Пенсионный фонд.

Ответы на эти и многие другие вопросы страхователи могли получить на информационном сайте сервиса «Контур-Отчет ПФ». С помощью этого недавно созданного, но уже очень популярного сервиса в апреле 2010 года форму РСВ-1 подготовили 66 737 организаций (из них 14 тысяч сделали это бесплатно, воспользовавшись демо-версией).

Попробуем выделить несколько основных вопросов и проблем, с которыми  пользователи обращались в апреле к команде «Контур-Отчет ПФ». Эти проблемы актуальны и для июльского отчетного периода в ПФР.

Как доставить отчетность в Пенсионный фонд

Согласно законодательству, отчетность в Пенсионный фонд можно сдать тремя способами:

1. Отправить по почте.

Обратите внимание, что, выбрав этот вариант, необходимо оформить отправку ценного письма с уведомлением и описью вложения. При этом неизбежно придется столкнуться с очередями в почтовом отделении и довольно долгим оформлением документов. Учитывайте эти временные затраты при составлении рабочего расписания.

2. Самостоятельно отнести документы в Пенсионный фонд.

Сотрудники Пенсионного фонда в период отчетности располагают ограниченными временными ресурсами для приема посетителей, поэтому перед поездкой целесообразно уточнить, не изменились ли дни и часы приема, позвонив в Пенсионный фонд. К сожалению, зачастую приемное время оказывается неудобным для страхователей, кроме того, возникают и другие трудности. Так,
многие отделения ПФР требуют сдавать «бумажную» форму отчетности вместе с дискетой. А для того чтобы 
оперативно вносить исправления в документы, бухгалтеру необходима соответствующая доверенность.

3. Сдать отчетность через интернет.

Это наименее затратный по времени и наиболее комфортный для страхователя вариант. Помимо всех очевидных достоинств, следует отметить еще одно: бухгалтер не остается один на один с проблемами. Специалисты технической поддержки и эксперты сервиса всегда готовы ответить на любые вопросы.

Как отслеживать актуальность версии CheckXML

Даже в разгар сдачи отчетности программа CheckXML, предназначенная для проверки файлов, постоянно обновлялась ПФР. Страхователи, да и многие разработчики программного обеспечения, требующего обновлений при участии пользователя, не успевали вовремя воспользоваться обновленной версией программы. Это привело к увеличению количества непринятых Пенсионным фондом отчетов.

В этой ситуации некоторые страхователи испытывали настоящую панику. Ведь чтобы обзавестись актуальной версией CheckXML, необходимо найти ее в интернете, установить на свое рабочее место, проследив, чтобы путь для установки совпадал с путем, прописанным в программе для подготовки отчетности. Все эти действия требуют серьезных временных затрат, когда действовать и так приходится в условиях цейтнота.

У пользователей «Контур-Отчет ПФ», как показал опыт апреля, такой проблемы не возникало. Поскольку «Контур-Отчет ПФ» является интернет-сервисом, страхователям не нужно было самостоятельно скачивать и устанавливать актуальную версию CheckXML на своем рабочем месте. Обновление устанавливалось на сервере (специальной площадке), где расположен сервис, после чего все без исключения клиенты начинали работать уже с актуальной версией.

Как разгадать загадку «лидирующих нулей»

Многим страхователям пришлось столкнуться с тем, что в Пенсионном фонде отказывались принять отчет по причине неправильного заполнения полей с реквизитами ИНН и ОГРН.

Дело в том, что у страхователей – юридических лиц данные реквизиты состоят из меньшего количества цифр, чем у страхователей – индивидуальных предпринимателей. В рекомендациях ПФР сказано, что в первых клетках вместо «недостающих» цифр надо вписывать так называемые «лидирующие нули». В связи с этим программа, принимающая отчеты на стороне ПФР, не «пропускала» отчеты без «лидирующих нулей» автоматически.

Не исключено, что и в ходе июльской отчетности возникнут какие-то проблемы, связанные с программным обеспечением на стороне ПФР. Единственный способ избежать подобных проблем – пользоваться программами, разработчики которых оперативно реагируют на меняющуюся обстановку. В ситуации с «лидирующими нулями» разработчики веб-сервиса «Контур-Отчет ПФ» в течение нескольких дней после возникновения проблемы автоматизировали заполнение полей с реквизитами ИНН и ОГРН. Это избавило пользователей от необходимости самостоятельно разбираться с проблемой. Им достаточно было ввести свои реквизиты, а где расставить нули – программа решала сама.

Где получить информацию об особенностях заполнения новой формы

В разгар апрельской отчетности посещаемость бухгалтерских форумов резко увеличилась. Темы, посвященные заполнению формы РСВ-1, пользовались огромной популярностью. Коллеги просили друг друга растолковать тонкости заполнения того или иного раздела новой формы, пояснить значение той или иной строки. Объединяясь и сплачиваясь, бухгалтеры пытались совместными усилиями разобраться в новой отчетности и сдать ее. Информации катастрофически не хватало.

Интересной практикой стало создание обучающих роликов от команды «Контур-Отчет ПФ». В них наглядно демонстрируется поэтапная подготовка формы РСВ-1 для организации, в которой работает два сотрудника, один из которых является инвалидом второй группы. Ролик, как показывает статистика, пользовался большой популярностью: его просмотрели 31 206 российских пользователей.

Еще одним источником информации стал профессиональный портал для бухгалтеров «Бухгалтерия Онлайн». На форуме портала был создан специальный раздел. Высококвалифицированные эксперты из проектной команды «Контур-Отчет ПФ» в течение суток отвечали на любой вопрос, касающийся текущей отчетности. Данная практика продолжится и в ходе июльской отчетности.

Новые формы отчетности для ПФР

В июле 2010 года появится не одна, а четыре новых формы. Это формы для представления сведений о начисленных и уплаченных страховых взносах и страховом стаже (персонифицированный учет с 2010 года): СЗВ-6-1, СЗВ-6-2, АДВ-6-2 и АДВ-6-3 (последняя форма, как правило, заполняется автоматически).

Уже в июне 2010 года на информационном сайте «Контур-Отчет ПФ» будут доступны обучающие ролики по заполнению форм (смотреть их могут все желающие, вне зависимости от подключения к сервису) и другая актуальная информация. Абоненты сервиса «Контур-Отчет ПФ» смогут попробовать заполнить новые формы в тестовом режиме.