Незадолго до наступления 2012 года появились новые формы счетов-фактур, подкорректирована форма книги продаж и книги покупок, и добавлен бланк журнала учета выставленных и полученных счетов-фактур. Изменения введены постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137, которое пришло на смену прежним Правилам (напомним, что они были утверждены постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 № 914). Данным новшествам мы посвятили две статьи. В первой расскажем об общих моментах, связанных с заполнением названных документов,  во второй статье – о частных случаях, таких как корректировки, исправление ошибок и документооборот комиссионеров и комитентов. Вводная часть В проекте комментируемого постановления говорилось, что оно вступит в силу с 1 января 2012 года. Однако из окончательного текста документа эту фразу убрали. Это означает, что новое постановление вступит в силу в общем порядке – по истечение семи дней с даты официального опубликования. Есть информация, что документ был опубликован в «Собрании законодательства Российской Федерации» 16 января. Это означает, что постановление нужно применять с 24 января. Новые строки в счете-фактуре В «шапке» счета-фактуры появились две новые строки. Первая – строка 1а – предназначена для номера и даты исправлений, внесенных в первоначальный вариант счета-фактуры. Вторая – строка 7 – создана для указания наименования и кода валюты, и заполнять ее нужно даже в случае безденежных расчетов. Данные в этой строке должны соответствовать Общероссийскому классификатору валют ОК (МК (ИСО 4217) 003-97) 014-2000. В частности, если цена или тариф выражены в рублях, в строке 7 нужно поставить код 643, наименование – российский рубль. Для американских долларов значение кода 840, наименование – доллар США. Для единой европейской валюты значение кода 978, наименование – евро. В случае, когда цена выражена в иностранной валюте или условных единицах, но клиент по условиям договора должен расплатиться рублями, в строке 7 необходимо поставить код и наименование российского рубля. Обратите внимание: цена всех товаров, работ или услуг по счету-фактуре должна быть выражена в единой валюте. Если поставщик отгружает в адрес клиента одновременно продукцию с «рублевой» и «валютной» ценой, либо выражает цену в разных валютах, то ему придется выставить два разных счета-фактуры. Новые графы счета-фактуры Некоторые графы счета-фактуры также подверглись изменениям. Так, графа 2 «Единица измерения» теперь поделена на две колонки. В первой (колонке 2) нужно указывать код единицы измерения, во второй (колонке 2а) – ее условное обозначение. Оба эти показателя должны соответствовать данным из разделов 1 и 2 Общероссийского классификатора единиц измерения ОК 015-94 (МК 002-97). Если единицу измерения установить невозможно, то колонки 2 и 2а можно не заполнять. Графа 10 «Страна происхождения» тоже разделена на два столбца. В первый (столбец 10) нужно помещать цифровой код страны, во второй (столбец 10а) – ее краткое наименование. Эти данные полагается перенести из Общероссийского классификатора стран мира ОК (МК (ИСО 3166) 004-97) 025 – 2001. Кроме того, в новых Правилах заполнения счета-фактуры есть оговорка: графы 10, 10а и графу 11 «Номер таможенной декларации» нужно заполнять только в отношении товаров, страной происхождения которых не является Российская Федерация. Это полностью соответствует требованиям статьи 169 НК РФ, где говорится, что номер ГТД и страна происхождения указываются лишь для импортной продукции. Другие новшества по заполнению счета-фактуры Предусмотрены еще три важных новшества, которые нужно учитывать при оформлении счетов-фактур. Первое новшество связано с нумерацией. В прежних Правилах не говорилось, могут ли налогоплательщики присваивать составные номера. Новые правила заполнения счета-фактуры закрепили такое право за некоторыми налогоплательщиками. Это обособленные подразделения, участники товарищества и доверительные управляющие. Теперь они будут через разделительную черту ставить цифровой индекс подразделения, договора простого товарищества или договора доверительного управления имуществом соответственно. Второе новшество касается операций, не подлежащих налогообложению НДС (освобожденных от этого налога), а также компаний и предпринимателей, получивших освобождение по статье 145 НК РФ. Для них введено правило: в графе 7 «Налоговая ставка» и в графе 8 «Сумма налога» нужно указывать слова «без НДС». Напомним, что аналогичное требование закреплено в пункте 5 статьи 168 НК РФ. Такое же правило предусмотрено и для товаров, которые не являются подакцизными. Отныне в столбце 6 «В том числе акциз» необходимо помечать «без акциза». Третье новшество относится ко всем без исключения налогоплательщикам и операциям. Теперь все стоимостные показатели надо указывать в рублях и копейках (в долларах и центах, в евро и евро центах и пр.). Это справедливо для таких показателей, как цена, тариф, стоимость без налога и с налогом, сумма акциза и сумма НДС. Журнал учета выставленных и полученных счетов-фактур Значительным изменениям подвергся журнал учета выставленных и полученных счетов-фактур. Прежде утвержденной формы не существовало, и на практике журналы чаще всего представляли собой подшивки «исходящих» и «входящих» документов. Сейчас появился бланк журнала, который состоит из двух частей. Первая часть – «Выставленные счета-фактуры», вторая часть – «Полученные счета-фактуры». Каждая часть - это таблица, куда нужно заносить сведения о счете-фактуре: его дату, номер, наименование поставщика или покупателя, его ИНН и прочую информацию. В обеих частях журнала предусмотрены графы для указания кода способа выставления. Если счет-фактура оформлен на бумажном носителе, следует поставить код 1. Если счет-фактура выставлен в электронном виде – код 2. Кроме того, в части 1 и в части 2 есть столбцы, куда следует поставить код вида операции по специальному перечню (его в ближайшем будущем должна утвердить ФНС России). Если в счете-фактуре фигурируют разные операции, то в журнале надо перечислить все коды через разделительный знак. Журнал полагается составлять за один налоговый период, то есть за квартал, а записи делать в хронологическом порядке. Если в течение квартала не было выставленных, либо полученных счетов-фактур, то часть 1 или часть 2 не заполняется. В этом случае налогоплательщик должен оформить лишь «шапку» журнала и указать там свое наименование, ИНН, код причины постановки на учет, а также соответствующий налоговый период. Компании, у которых есть обособленные подразделения, должны вести журнал не по подразделениям, а в целом по организации. По окончании квартала, до 20-го числа следующего месяца, «бумажный» журнал необходимо прошнуровать, пронумеровать страницы, и скрепить печатью и подписью руководителя (уполномоченного лица), либо предпринимателя. Если журнал составлен в электронном виде, то при передаче налоговикам для проверки его необходимо удостоверить электронной цифровой подписью. Независимо от того, в каком виде составлен журнал, его надлежит хранить в течение четырех полных лет с даты последней записи. Особенности регистрации в журнале учета счетов-фактур, составленных при некоторых видах операций   Хозяйственная операция В части 1 «Выставленные счета-фактуры» В части 2 «Полученные счета-фактуры» Предоплата в счет будущих поставок товара (работ, услуг) Продавец регистрирует Продавец не регистрирует Покупатель не регистрирует Покупатель регистрирует Перечисление налоговым агентом платы иностранному поставщику или собственнику казенного имущества Налоговый агент регистрирует, но не заполняет графу 2 «Дата выставления» Налоговый агент не регистрирует Передача товаров (работ, услуг) для собственных нужд, если расходы не учтены при налогообложении прибыли, СМР для собственного потребления Налогоплательщик регистрирует, но не заполняет графу 2 «Дата выставления» Налогоплательщик не регистрирует Получение сумм, увеличивающих облагаемую базу по НДС согласно статье 162 Налогового кодекса Продавец регистрирует, но не заполняет графу 2 «Дата выставления» Продавец не регистрирует Первичные документы, которые необходимо хранить Организации и индивидуальные предприниматели обязаны хранить все счета-фактуры, зарегистрированные в журнале, а также подтверждения оператора электронного документооборота и извещения покупателей о получении. Подшивать документы нужно в хронологическом порядке по мере составления или получения. Помимо этого компании и ИП должны в течение четырех лет хранить другие документы, не подлежащие регистрации в журнале, но имеющие отношение к налогу на добавленную стоимость. Так, импортерам полагается обеспечить сохранность таможенных деклараций и документов, подтверждающих уплату НДС на таможне, заявлений о ввозе товаров и уплате косвенных налогов с отметкой ИФНС. Комитенты и принципалы обязаны подшивать копии счетов-фактур, выписанных продавцами на имя комиссионеров или агентов. Работодатели – бланки строгой отчетности с выделенной суммой налога, полученные сотрудниками во время командировки и относящиеся к найму жилья, проезду и проч. К тому же следует хранить бумаги, подтверждающие передачу активов или имущественных прав в уставный капитал, и документы на уменьшение стоимости ранее отгруженных товаров, работ или услуг. Наконец, надо беречь бухгалтерские справки-расчеты, на основании которых был восстановлен НДС, ранее принятый к вычету. Книга покупок и книга продаж В бланках книги продаж и книги покупок тоже есть изменения. Раньше существовала только одна графа, предназначенная для даты и номера регистрируемого счета-фактуры. Теперь таких граф четыре. В первой нужно указывать дату и номер исходного документа, во второй – номер и дату исправления, в третьей – номер и дату корректировочного счета-фактуры, в четвертой – номер и дату исправления корректировочного счета-фактуры. Аналогичное новшество предусмотрено и в формах дополнительного листа книги продаж и дополнительного листа книги покупок. Столбцы, в которых отсутствует информация, заполнять не следует. В частности, при регистрации в книге покупок счета-фактуры, выставленного продавцом при получении предоплаты, покупатель должен оставить пустыми графы 4, 6, 8а, 9а, и с 10 по 12 включительно. Стоимостные показатели в книге продаж и в книге покупок следует указывать в рублях и копейках. По окончании квартала, до 20-го числа следующего месяца, «бумажные» книгу продаж и книгу покупок необходимо прошнуровать, пронумеровать страницы, и скрепить печатью и подписью руководителя (уполномоченного лица), либо предпринимателя. «Бумажные» дополнительные листы также следует подписать, пронумеровать и поставить печать. При этом необходимо продолжить сквозную нумерацию листов книги покупок или книги продаж за налоговый период, к которому относились исходные счета-фактуры. Если книга продаж, книга покупок и дополнительные листы составлены в электронном виде, то при передаче налоговикам для проверки их необходимо скрепить электронной цифровой подписью. Изменился и срок хранения книги продаж и книги покупок. Раньше он составлял пять лет, теперь – четыре года с даты последней записи. Электронные счета-фактуры и их регистрация В комментируемом постановлении подробно прописаны правила, которыми нужно руководствоваться при оформлении счетов-фактур в электронном виде. Во-первых, в общем случае запрещается выставлять один и тот же счет-фактуру одновременно в бумажном и в электронном виде. Но есть одно исключение: если покупатель не получил электронный счет-фактуру, то продавец вправе продублировать его на бумаге и скрепить подписью главного бухгалтера. После этого повторное «электронное» оформление уже не допускается. При этом и продавец, и покупатель обязаны зарегистрировать в своих журналах именно «бумажный» счет-фактуру. Во-вторых, продавец может зарегистрировать в журнале «исходящий» электронный счет-фактуру только в том случае, если он получил от покупателя извещение о получении, подписанное ЭЦП покупателя. Причем в графе 2 «Дата выставления» продавец должен зафиксировать день, когда файл счета-фактуры поступил от продавца к оператору электронного документооборота. Если продавцу пришлось предпринять несколько попыток направить один и тот же электронный счет-фактуру, то в графе 2 надо указать дату того направления, по которому получено извещение о получении. В-третьих, покупатель может зарегистрировать в журнале «входящий» электронный счет-фактуру только при наличии извещения о получении, которое подписано его собственной ЭЦП и подтверждено оператором. Причем в графе 2 «Дата получения» покупатель должен указать день, когда оператор электронного документооборота направил покупателю файл счета-фактуры. В-четвертых, все счета-фактуры – и «бумажные» и электронные – подлежат единой регистрации в книге покупок и в книге продаж. Полноценный обмен электронными счетами-фактурами станет возможен после того, как ФНС утвердит формат счета-фактуры. Напомним, что порядок такого обмена был принят еще весной 2011 года (приказ Минфина России от 25.04.11 № 50н). А летом прошлого года в веб-сервисе «Диадок» от компании СКБ Контур была реализована техническая возможность пересылки электронных счетов-фактур.  Информация предоставлена БухОнлайн.ру