В конце декабря компания «Делис Архив» провела очередной открытый бизнес-завтрак. Основными темами на мероприятии были: «Как вести себя при изъятии документов представителями органов исполнительной власти?» и «Новое в российском законодательстве в области управления документацией». На семинаре с докладом выступили ведущий эксперт по управлению документацией «Гильдии управляющих документацией» Наталья Храмцовская и адвокат Московской коллегии адвокатов Константин Шварцер.
Об ответственности за небрежное обращение с документами
Наталья Храмцовская в своем докладе отметила: бухгалтеров повсеместно обременяют непрофильной нагрузкой, в том числе задачами по управлению документацией. При этом архивная обработка документов — совсем не та задача, на которую руководство беспрекословно выделяет денежные средства и дополнительные временные ресурсы. Как правило, деньги и временные ресурсы либо не выделяются руководством совсем, либо выделяются в недостаточном объеме.
Поэтому ужесточение требований законодательства в этой сфере — дополнительный и весьма действенный аргумент, с помощью которого бухгалтер может доказать руководству, что хорошее управление документами снижает риски штрафов, судебных рисков, утечки информации, финансовых потерь.
Говоря об ужесточении требований, в первую очередь необходимо упомянуть о поправках в Налоговый кодекс, которые начали действовать со 2 сентября 2010 года. Тогда были увеличены налагаемые на организацию или ИП штрафы за непредставление документов:
непредставление документов (ст. 126 НК РФ) с 50 до 200 рублей за каждый документ;
за несообщение сведений налоговому органу (ст. 129.1 НК РФ) — с 1000 до 5000 рублей, а при повторном нарушении в течение года — от 5000 до 20 000 рублей.
Определенный интерес представляет и Федеральный закон от 18.07.11 № 242-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ по вопросам осуществления государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». В частности, новая редакция статьи 19.4.1. КоАП РФ «Воспрепятствование законной деятельности должностного лица органа государственного контроля (надзора)»:
Воспрепятствование …проведению проверок или уклонение от таких проверок — штраф на граждан в размере от 500 до 1000 рублей; на должностных лиц — от 2000 до 4000 рублей; на юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей (ч. 1 ст. 19.4.1. КоАП РФ).
Действия (бездействие) … повлекшие невозможность проведения или завершения проверки, — штраф на должностных лиц в размере от 5000 до 10 000 рублей; на юридических лиц — от 20 000 до 50 000 рублей (ч. 2 ст. 19.4.1. КоАП РФ).
Повторное совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 2 настоящей статьи, — штраф на должностных лиц в размере от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок от шести месяцев до одного года; на юридических лиц — от 50 000 до 100 000 рублей (ч. 3 ст. 19.4.1. КоАП РФ).
Бухгалтерам в своей работе часто приходится сталкивать с документами, поступающими от отдела маркетинга и рекламы. В связи с этим нужно остановить внимание на статье 19.31 КоАП РФ «Нарушение сроков хранения рекламных материалов»:
Нарушение рекламодателем, рекламопроизводителем или рекламораспространителем сроков хранения рекламных материалов или их копий, а также договоров на производство, размещение или распространение рекламы, установленных законодательством о рекламе, — влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от 1000 до 2000 рублей; на должностных лиц — от 2000 до 10 000 рублей; на юридических лиц — от 20 000 до 200 000 рублей.
Наталья Храмцовская также отметила в своем докладе Федеральный закон от 28.04.09 № 73-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации», который ужесточил персональную ответственность руководства организаций за отсутствие документов при банкротстве. Так, действующая редакция Федерального закона от 26.10.02 № 127 «О несостоятельности (банкротстве)» предусматривает, в частности, следующее:
руководитель должника несет субсидиарную ответственность по обязательствам должника, если документы бухгалтерского учета и (или) отчетности, обязанность по сбору, составлению, ведению и хранению которых установлена законодательством Российской Федерации, к моменту вынесения определения о введении наблюдения или принятия решения о признании должника банкротом отсутствуют или не содержат информацию об имуществе и обязательствах должника и их движении, сбор, регистрация и обобщение которой являются обязательными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо если указанная информация искажена.
Данные изменения вызывают ряд вопросов, о которых следует задуматься заранее. Представим ситуацию: один руководитель сменяет другого, и новому предлагают подписать акт передачи дел, которых в организации насчитывается десятки тысяч.
Следует ли новому руководителю поверить тем, кто раньше вел дела, на слово (и молча подписать), или лично пойти проверять наличие каждого дела?
Что если дело есть, но в нем отсутствует самый ценный документ?
Что же делать, если все-таки документы утеряны или повреждены?
Ответы на них звучат так:
Перед подписанием акта о передаче дел обязательно назначить ответственного человека, который проверит наличие дел и их состояние.
Составить акт об утрате (повреждении) документов с указанием причины. В случае возникновения чрезвычайных ситуаций (наводнение, пожар, прорыв канализации, кража и т.д.) к акту необходимо приложить подтверждающие документы, выданные соответствующими государственными органами.
Начать восстановление утраченных документов, фиксируя все свои действия документально. Следует направить письма контрагентам и государственным органам, с просьбой о предоставлении заверенных копий хранящихся у них документов.
Об изъятии документов контролирующими органами
Константин Шварцер построил свой доклад «Как вести себя при изъятии документов представителями органов исполнительной власти?» по принципу обсуждения наиболее актуальных для участников семинара вопросов.
В качестве наиболее востребованных практических советов нужно отметить следующие:
не нарушать закон;
важно вести себя предельно корректно, чтобы не спровоцировать конфликт;
попросить пришедших сотрудников предъявить личные документы (удостоверения), переписать все данные, указанные в документах: ФИО, должность, звание, номер удостоверения, кем и когда выдан документ;
попросить сотрудников предъявить документы, подписанные руководителем и имеющие печать, где указаны действия, которые им поручено провести;
нужно помнить, что есть документы, которые исполнительные органы могут изъять только по специальному постановлению — это документы, которые относятся к охраняемой законом коммерческой тайне. Обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, обязан предоставить такую информацию только по требованию судов, органов прокуратуры, органов предварительного следствия, органов дознания по делам, находящимся в производстве. Также важно знать, что документы, отнесенные к адвокатской тайне, не могут быть истребованы;
при изъятии документов рекомендуется присутствие адвоката. Это позволит зафиксировать нарушения представителей органов исполнительной власти, а также значительно сократит или исключит вовсе давление с их стороны;
организовать территориально распределенный архив, заказав, например, внеофисное хранение документов. Это обеспечит скрытый резерв времени в экстренной ситуации.
Даже если вы не сможете воспрепятствовать изъятию документов, вы успеете принять все необходимые меры.
Участники семинара обменялись опытом в области документоведения, архивного дела, применения законодательства и высказали пожелания относительно будущих тем семинаров, запланированных группой компаний «Делис Архив» на 2012 год.
Информация предоставлена БухОнлайн.ру
