Налогоплательщики на «упрощенке» вправе включить стоимость товаров в расходы, если выполнены два условия: задолженность перед поставщиком погашена, и продукция реализована клиенту (подп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Это значит, что формировать затраты надо либо в момент перевода денег продавцу (при том, что оплачиваемая продукция уже отгружена покупателю), либо в момент отгрузки товара клиенту (при том, что оплата данного товара поставщику уже состоялась).
Трудности, подстерегающие «упрощенца» при списании товара в расходы
В теории все просто, но на практике большинство компаний (в том числе и наша) сталкивается с определенными трудностями. Причина в том, что мы сотрудничаем с несколькими поставщиками, которые зачастую отгружают нам один и тот же товар по разным ценам. При этом расплачиваемся с продавцами не за конкретную поставку, а просто переводим на их счет определенную сумму денег. Из-за этого невозможно сразу определить, какие именно поставки и товары оплачены. К тому же сложно узнать, где сейчас находится оплаченная продукция — на нашем складе или уже у покупателя. Нет полной ясности и при отгрузке клиенту, ведь, как правило, по одной накладной мы поставляем товар, приобретенный у разных поставщиков. Поэтому трудно сказать, оплачены те или иные позиции, или же по ним до сих пор числится кредиторская задолженность.
Что надо предусмотреть заранее Чтобы наладить удобный механизм списания закупочной стоимости товара в расходы, мы предприняли несколько шагов.
Шаг № 1: выбрали способ списания кредиторской задолженности Списывать долги перед поставщиками можно одним из трех способов: начиная с более ранней поставки, начиная с более поздней поставки или путем «привязки» каждого платежа к конкретной приходной накладной.
Поясню на примере. Допустим, поставщик сделал в наш адрес две поставки и оформил две накладные. Сумма по первой равна 1 000 000 руб., сумма по второй — 1 800 000 руб. После этого мы переводим на счет продавца 900 000 руб. К какой из двух накладных относится платеж? Это зависит от выбранного способа списания «кредиторки». Вариант «с более ранней поставки» означает, что мы спишем часть суммы по первой накладной. Тогда 100 000 руб. (1 000 000 – 900 000) из первой поставки и вся вторая поставка останутся неоплаченными. Вариант «с более поздней поставки» предполагает, что мы спишем часть второй накладной. При этом вся первая поставка и часть второй в размере 900 000 руб.(1 800 000 – 900 000) будут числиться как неоплаченные. Третий вариант — «по конкретной накладной» предусматривает, что в платежке нужно указать ту накладную, к которой относится платеж.
В законах и нормативных документах не говорится, как правильно списывать «кредиторку». Поэтому налогоплательщики могут выбрать, какой вариант для них удобнее, и закрепить его в учетной политике. Мы остановились на первом варианте — списываем задолженность начиная с более ранней накладной.
Шаг № 2: выбрали метод распределения оплаты на единицы товара
Зачастую сумма, которую мы переводим поставщику, покрывает только часть накладной. Как следствие, оплачена только часть товара определенного наименования. Чтобы сформировать затраты, нужно распределить оплату по единицам продукции данного наименования. Сделать это можно либо покрыв полную стоимость нескольких единиц, либо — частичную стоимость всех единиц.
Приведу пример. Предположим, на нашем складе лежит 1 000 единиц товара определенного наименования по цене 10 руб. за каждую. Общая сумма составляет 10 000 руб. (1 000 ед. х 10 руб.). Мы перевели поставщику 8 000 руб. Сколько единиц продукции мы оплатили? Существуют два подхода. Первый — считать, что мы полностью погасили задолженность за 800 единиц (8 000 руб. : 10 руб.), а 200 (1 000 - 800) единиц оказались неоплаченными. У этого метода есть минус — может получиться, что оплачено не целое, а дробное количество единиц товара, что вызовет трудности в учете.
Второй подход — считать, что частично оплачена каждая из 1 000 единиц. Другими словами, на одну единицу приходится 8 руб. оплаты (800 руб. : 1 000 ед.). Данный подход не обладает недостатком, свойственным первому методу. Кроме того, он соответствует принципу равномерности, который действует и в бухгалтерском учете. Поэтому мы предпочли этот способ и закрепили его в учетной политике.
Шаг № 3: Организовали аналитический учет по каждой товарной позиции в разрезе поставщиков
В программе, которой мы пользуемся, существует аналитический учет единиц продукции в разрезе поставщиков. Это означает, что в программе хранится информация о том, от какого поставщика и по какой цене получена та или иная единица. Также есть сведения о том, в какой сумме данная единица оплачена (сумма определяется с помощью описанных выше методов списания «кредиторки» и распределения оплаты). Плюс к этому программа фиксирует, где находится товарная единица: на нашем складе или отгружена покупателю.
Алгоритм списания стоимости товара в затраты
Списание стоимости товара в расходы — это создание проводки по дебету счета 90 субсчет «Себестоимость продукции» и кредиту счета 45. Такая проводка формируется в двух случаях: при оплате поставщику и при отгрузке покупателю. Рассмотрим подробно каждый из них.
Списание в момент отгрузки покупателю
При отгрузке товара клиенту программа формирует проводку по дебету счета 45 и кредиту счета 41 (сумма проводки рассчитывается методом средней стоимости, который закреплен в нашей учетной политике). После этого программа определяет, оплачена ли продукция, указанная в расходной накладной.
Если оплачена, то автоматически создается проводка по дебету счета 90 субсчет «Себестоимость продукции» и кредиту счета 45. Сумма проводки — это наименьшая из двух цифр. Первая цифра — величина оплаты, приходящаяся на товар данного наименования. Вторая цифра — это сумма, которая значится по счету 45 по данному наименованию. Если не оплачена, то стоимость отгруженного товара не включается в расходы. Соответственно, проводка по дебету счета 90 не создается, а отгруженная продукция числится по счету 45.
Списание в момент перечисления денег продавцу
При переводе денег на расчетный счет поставщика программа определяет, к каким единицам товара относится оплата (это происходит посредством выбранных нами способов списания задолженности и распределения оплаты). Затем программа проверяет, отгружены ли оплаченные товарные единицы клиенту.
Если отгружены, то уже сформирована проводка по дебету счета 45 и кредиту счета 41. В момент перевода денег продавцу программа создает проводку по дебету счета 90 субсчет «Себестоимость продукции» и кредиту счета 45 на сумму оплаты, относящейся к отгруженным единицам. Это означает, что стоимость товара включена в расходы. Если не отгружены, то мы не вправе списывать стоимость оплаченной продукции в затраты. В этом случае программа не делает проводку по дебету счета 90. Товар по-прежнему числится на счете 41, то есть на нашем складе.
