С этого года действуют новые правила отражения отпускных в бухгалтерском учете. Мы проанализировали нововведения и подготовили практические рекомендации для бухгалтеров. Однако прежде чем воспользоваться нашими советами, нужно закрепить соответствующую методику в учетной политике компании. Раньше при учете отпускных использовали счет 97 В прошлом году и ранее большинство компаний учитывало отпускные в текущих расходах того месяца, в котором они были начислены. Если же часть отпуска приходилась на следующий месяц, соответствующую сумму отпускных показывали по дебету счета 97 «Расходы будущих периодов». Когда следующий месяц наступал, «переходящую» величину списывали со счета 97 на текущие затраты. Многие специалисты и раньше полагали, что подобный вариант учета отпускных не совсем корректен. Действительно, из инструкции по применению плана счетов* не следует, что отпускные, приходящиеся на другой месяц, являются расходами будущих периодов (сокращенно РБП). Однако популярные бухгалтерские программы использовали именно счет 97, и организации из года в год показывали «переходящие» отпуска как РБП. Теперь «переходящие» отпускные нельзя относить на РБП Начиная с 2011 года ситуация в корне изменилась, и тому есть две причины. Первая — это поправки в пункт 65 Положения по бухгалтерскому учету**. Согласно им затраты, относящиеся к будущим периодам, нужно списывать в порядке, установленном для списания стоимости активов данного вида. Отсюда можно сделать вывод, что счет 97 не предназначен для всех без исключения величин, которые нельзя включить в текущие расходы. В частности, на РБП не следует относить «переходящие» отпускные. Вторая причина — это появление ПБУ 8/2010 «Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы». Исходя из его содержания отпускные, которые еще не начислены, но которые, скорее всего, будут выданы в этом году, представляют собой оценочное обязательство. И его необходимо отразить в учете как резерв предстоящих расходов. Такая схема учета не предполагает, что счет 97 так или иначе задействован при отражении отпускных. (Подробнее о ПБУ 8/2010 и его примени см. «Когда и как применять новое ПБУ об условных и оценочных обязательствах и условных активах»). «Идеальный» алгоритм расчета резерва предстоящих расходов Каким образом нужно отражать отпускные по новым правилам? В идеале бухгалтер должен ежемесячно вычислять, какую сумму отпускных условно заработал каждый сотрудник компании. Если отпуск работника составляет 28 календарных дней, то искомая сумма равна произведению среднего дневного заработка на 2,33 дня (28 дней : 12 месяцев). Данную величину необходимо отразить по дебету «затратного» счета (обычно это счета 20, 21, 26 и 44) и кредиту счета 96 «Резервы предстоящих расходов». Затем, когда сотрудник уйдет отдыхать и получит отпускные, резерв следует списать. Пример 1 Андрей Федоров работает в торговой компании «Глобус». Начиная с января 2011 года, бухгалтер каждый месяц включает в резерв предстоящих расходов сумму, которую Федоров должен получить, уходя в отпуск. Средний дневной заработок Федорова в каждом месяце 2011 года составляет 1 500 руб. Получается, что ежемесячная величина резерва равна 3 495 руб. (1 500 руб. х 2,33 дн.). Каждый месяц бухгалтер делает проводку: ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 96 - 3 495 руб. — сформирован резерв предстоящих расходов по отпускным работника Федорова За 10 месяцев (с января по октябрь) величина резерва по отпускным Федорова достигла 34 950 руб.(3 495 руб. х 10 мес.). С 1 ноября 2011 года Федоров ушел в отпуск на 14 календарных дней. Сумма отпускных составила 21 000 руб.(1 500 руб. х 14 дн.). Бухгалтер сделал проводку: ДЕБЕТ 96 КРЕДИТ 70 - 21 000 руб. — отпускные работника Федорова выданы за счет резерва предстоящих расходов На практике резерв по отпускным можно рассчитать приблизительно К сожалению, точно вычислить величину резерва по каждому работнику практически невозможно. Во-первых, это потребует от бухгалтера невероятных усилий и займет много времени. Во-вторых, сумма денег, которую человек фактически получит перед отпуском, скорее всего будет отличаться от резервной по причине незапланированных премий, больничных и т.д. На наш взгляд совсем не обязательно создавать резерв по каждому сотруднику и стремиться во что бы то ни стало «угадать» точную сумму будущих отпускных. Достаточно определить приблизительный размер резерва, причем аналитику допустимо вести не по работникам, а по отделам, секторам и пр. Пример 2 В учетной политике производственной организации закреплено, что в резерв предстоящих расходов по отпускным включаются приблизительные значения, а аналитика ведется в разрезе отделов. Также в учетной политике прописана методика, по которой рассчитываются суммы, формирующие резерв. Согласно методике в конце каждого месяца бухгалтер берет фонд заработной платы отдела, делит на количество календарных дней данного месяца и умножает на 2,33 дня. В январе 2011 года фонд заработной платы отдела сборки составил 300 000 руб. Бухгалтер создал проводку: ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 96 - 22 548 руб.(300 000 руб. : 31 дн. * 2,33 дн.) — сформирован резерв предстоящих расходов по отпускным по отделу сборки за январь 2011 года Если окажется, что фактическая величина отпускных превышает резерв, дебетовое сальдо по счету 96 показывать не нужно. Вместо этого следует сделать две проводки. Первую — по дебету счета 96 и кредиту счета 70 на сумму резерва. Вторую — по дебету «затратного» счета и кредиту счета 70 на сумму превышения. Если же фактическая сумма отпускных окажется меньше резерва, то разницу списывать не нужно. При этом на счете 96 останется кредитовое сальдо, которое будет уменьшаться по мере выплаты денег на отдых. Вывести в ноль кредитовый остаток потребуется только перед закрытием, либо перед реорганизацией компании. Для этого неизрасходованный резерв надо отнести на прочие доходы, то есть провести по кредиту счета 91. Что делать, если в 2011 году резерв по отпускным не формировался Далеко не все организации в течение этого года формировали резерв предстоящих расходов по отпускным. Чтобы исправить ситуацию, таким компаниям придется создать резерв по состоянию на 31 декабря. Величина резерва будет равна (или приблизительно равна) сумме отпускных из расчета дней отдыха, заработанных, но не израсходованных всеми сотрудниками. Другими словами, это некий эквивалент компенсации, которую работодателю пришлось бы выплатить, если бы все работники со следующего года уволились. В заключение добавим, что Минфин России планирует утвердить новое ПБУ по учету вознаграждений персонала. В проекте этого документа также предусмотрено создание резервов по отпускным. Таким образом, в ближайшее время изложенные выше правила учета отпускных, скорее всего, не будут отменены. * План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкция по его применению утверждены приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н. ** Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н). Информация предоставлена БухОнлайн.ру