Продолжаем рассказывать о новых формах документов, применяемых при расчетах по НДС, и о правилах их заполнения. В первой статье мы рассказали о том, как изменились формы счета-фактуры, книги покупок и книги продаж, журнала учета выставленных и полученных счетов-фактур. В этой статье речь пойдет о корректировочных и исправленных счетах-фактурах, а также о порядке их регистрации. Данные новшества также утверждены постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137. Корректировки и исправления В Правилах, утвержденных комментируемым постановлением № 1137, четко разграничены два понятия: внесение корректировок и исправление ошибок. Корректировки – это изменение первоначальной стоимости, совершенное после отгрузки и по обоюдному согласию поставщика и покупателя. Под ошибками следует понимать неверную информацию, изначально указанную в счете-фактуре (например, неправильный адрес поставщика или покупателя, чужой ИНН и др.). В соответствие с этим детально прописаны два алгоритма. Первый – для внесения, регистрации и учета корректировок. Второй – для исправления ошибок. Вносить корректировки необходимо при помощи корректировочных счетов-фактур, а исправлять ошибки – посредством оформления новых экземпляров счетов-фактур с указанием номера и даты исправления. Для простоты новый экземпляр с исправленными ошибками мы будем называть исправленным счетом-фактурой. А первоначальный экземпляр, который не является корректировочным, – исходным счетом-фактурой. Внесение корректировок Корректировочный счет-фактура После вступления в силу комментируемого постановления № 1137, налогоплательщики должны использовать новый (постоянный) бланк корректировочного счета-фактуры. Основное отличие от временной формы*, заключается в следующем. Раньше показатели «до изменения», «после изменения», а также разницу «к доплате» и «к уменьшению» нужно было указывать в специальных столбцах. Теперь для таких показателей отведены не столбцы, а строки. В частности, для каждой позиции корректировочного счета-фактуры предусмотрено четыре строки: А (до изменения), Б (после изменения), В (увеличение) и Г (уменьшение). Чтобы рассчитать показатели для строк В и Г, нужно от цифры из строки А отнять цифру из строки Б. Если полученное значение меньше нуля, то мы имеем дело с увеличением. Его нужно отразить по строке В с положительным значением, то есть без знака «минус». В строке Г следует поставить прочерк. Если полученное значение больше нуля, мы имеем дело с уменьшением. Его нужно отразить по строке Г с положительным значением, то есть без знака «минус». В строке В следует поставить прочерк. После заполнения всех строк корректировочного счета-фактуры, нужно подвести итоги по следующим показателям: стоимость без НДС (графа 5), сумма НДС (графа 8) и стоимость с НДС (графа 9). Для этого нужно просуммировать все цифры, указанные по строке В данных граф, а также все цифры, указанные по строке Г данных граф. Полученные значения понадобятся при заполнении книги покупок, книги продаж или дополнительных листов к ним. Добавим, что в «шапке» корректировочного счета-фактуры предусмотрены поля для его номера и даты, а также поля для номера и даты исходного счета-фактуры. Плюс к этому есть поля для номера и даты исправлений, внесенных в корректировочный и в исходный счет-фактуру. Уменьшение стоимости: действия продавца При уменьшении первоначальной стоимости продавец обязан выставить корректировочный счет-фактуру и зарегистрировать его в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур. Далее корректировочный счет-фактуру необходимо зарегистрировать в книге покупок. Сделать это нужно в периоде, когда выполнены следующие условия: наличие у продавца корректировочного счета-фактуры, составленного не ранее трех лет назад, и первичных документов на изменение условий поставки. После этого поставщик получает право на вычет разницы между суммой НДС до и после корректировки. Обратите внимание: продавец не должен регистрировать корректировочный счет-фактуру в части 2 журнала, которая посвящена полученным счетам-фактурам. Данный нюанс отдельно оговорен в новых Правилах ведения журнала. Уменьшение стоимости: действия покупателя При уменьшении первоначальной стоимости покупатель должен зарегистрировать корректировочный счет-фактуру в части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур. Затем покупатель обязан зарегистрировать в книге продаж один из двух документов: либо корректировочный счет-фактуру, либо договор (соглашение и пр.) на изменение условий сделки. Регистрации подлежит тот документ, что получен ранее. Соответственно, запись в книге продаж нужно сделать за тот период, в котором регистрируемый документ поступил к покупателю. После этого покупателю следует восстановить ранее принятый вычет в размере разницы между суммой налога до и после корректировки. Увеличение стоимости: действия продавца При увеличении первоначальной стоимости продавец должен выставить корректировочный счет-фактуру и зарегистрировать его в части 1 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур. Также корректировочный счет-фактуру следует зарегистрировать либо в книге продаж, либо в дополнительном листе книги продаж. Если отгрузка и корректировка состоялись в одном квартале, то регистрацию нужно делать в книге продаж за этот квартал. Если отгрузка пришлась на один квартал, а корректировка на другой, то регистрацию необходимо осуществить в дополнительном листе книги продаж за квартал, когда состоялась отгрузка. При этом запись данных по корректировочному счету-фактуре в дополнительном листе нужно делать с положительным значением, то есть без знака «минус». Наконец, продавец обязан начислить к уплате НДС в размере разницы между суммой налога до и после корректировки. Начисление надо датировать кварталом, в котором состоялась отгрузка. Увеличение стоимости: действия покупателя При увеличении первоначальной стоимости покупателю следует зарегистрировать корректировочный счет-фактуру в части 2 журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур. Потом нужно сделать запись в книге покупок за тот период, в котором у покупателя в наличии будут одновременно корректировочный счет-фактура, составленный не ранее трех лет назад, и первичный документ на изменение условий поставки (договор, допсоглашение и др.). В результате покупатель получает право принять вычет в размере разницы между величиной НДС до и после корректировки. Как перенести данные из корректировочного счета-фактуры в журнал учета, книгу покупок и книгу продаж  Из какого поля корректировочного счета-фактуры В какую графу журнала учета В какую графу книги покупок В какую графу книги продаж (доплиста книги продаж)   В часть 1 В часть 2     Строка 1 В графы 7 и 8 В графы 7 и 8 В графу 2б В графу 1б Строка 1б В графы 5 и 6 В графы 5 и 6 В графы 2 и 2а В графу 1 и 1а При уменьшении первоначальной стоимости Всего уменьшение (сумма строк Г) графы 5 Не переносится Не переносится В графу 8а (либо 9а) В графу 5а (либо 6а) Всего уменьшение (сумма строк Г) графы 8 В графу 18 В графу 18 В графу 8б (либо 9б) В графу 5б (либо 6б) Всего уменьшение (сумма строк Г) графы 9 В графу 16 В графу 16 В графу 7 В графу 4 При увеличении первоначальной стоимости Всего увеличение (сумма строк В) графы 5 Не переносится Не переносится В графу 8а (либо 9а) В графу 5а (либо 6а) Всего увеличение (сумма строк В) графы 8 В графу 19 В графу 19 В графу 8б (либо 9б) В графу 5б (либо 6б) Всего увеличение (сумма строк В) графы 9 В графу 17 В графу 17 В графу 7 В графу 4 Исправление ошибок Исправленный счет-фактура При исправлении ошибок налогоплательщики должны использовать тот же бланк, что и для исходного счета-фактуры. Но в исходном документе в строке 1а, предназначенной для номера и даты исправления, ставится прочерк. Тогда как в исправленном счете-фактуре в строке 1а нужно указать порядковый номер исправления (для первого исправления – 1, для второго – 2 и т.д.), а также текущую дату. Что касается строки 1, то при оформлении исправленного счета-фактуры в нее переносятся данные из строки 1 исходного документа. Пример 1 Поставщик выставил исходный счет-фактуру за номером 5 от 20 января 2012 года. В строке 1 он указал «СЧЕТ-ФАКТУРА № 5 от 20 января 2012 г.». В строке 1а он поставил прочерк. Впоследствии, в апреле 2012 года, в этом документе была обнаружена ошибка, и поставщик выписал исправленный счет-фактуру. В строке 1 он указал «СЧЕТ-ФАКТУРА № 5 от 20 января 2012 г.». В строке 1а он указал «ИСПРАВЛЕНИЕ № 1 от 09 апреля 2012 г.» Обратите внимание: оформление исправленного счета-фактуры не означает, что исходный счет-фактуру можно уничтожить. Оба эти документа должны храниться как у поставщика, так и у покупателя. Регистрация исправленного счета-фактуры в журнале Исправленный счет-фактуру необходимо зарегистрировать в журнале учета выставленных и полученных счетов-фактур. Поставщик регистрирует его в части 1 журнала, а покупатель – в части 2 журнала. При этом в обеих частях журнала в графах с 11 по 19 включительно необходимо указать исправленные данные. Если соответствующие показатели не изменялись, то в графы 11-19 нужно перенести сведения из исходного счета-фактуры. Регистрация исправленного счета-фактуры в книге покупок и в книге продаж Также необходимо сделать записи в книге покупок и в книге продаж. Если исправление датировано тем же кварталом, что и исходный счет-фактура, то продавец должен аннулировать запись в книге продаж, а покупатель – в книге покупок за данный квартал. Для этого нужно еще раз зарегистрировать исходный счет-фактуру, указав отрицательные значения в графах 4-9 книги продаж и в графах 7-12 книги покупок соответственно. После чего необходимо в обычном порядке зарегистрировать исправленный счет-фактуру в книге покупок и в книге продаж за тот же квартал. Если исправление и исходный счет-фактура приходятся на разные кварталы, то нужно поступать следующим образом. Прежде всего, надо аннулировать записи в дополнительных листах книги продаж и книги покупок за квартал, когда оформлен исходный документ. Для этого нужно зарегистрировать исходный счет-фактуру, указав отрицательные значения в графах 4-9 дополнительного листа книги продаж и в графах 7-12 дополнительного листа книги покупок соответственно. Затем покупатель должен зарегистрировать исправленный счет-фактуру в книге покупок за период, в котором сделано исправление. Именно в этом квартале у него появляется право на вычет по исходному счету-фактуре. Продавец же обязан зарегистрировать исправленный счет-фактуру в дополнительном листе книги продаж за период, когда оформлен исходный счет-фактура. Именно в этом периоде у него появилась обязанность начислить НДС к уплате. Пример 2 Поставщик выставил исходный счет-фактуру за номером 1 от 10 января 2012 года (в первом квартале). Впоследствии в этом документе была обнаружена ошибка, и поставщик выписал исправленный счет-фактуру, дата исправления – 28 мая 2012 года (второй квартал). Сумма НДС при этом не изменилась. Продавец в мае аннулировал исходный счет-фактуру, сделав «отрицательную» запись в дополнительном листе книги продаж за первый квартал 2012 года. Затем он зарегистрировал исправленный счет фактуру в дополнительном листе книги продаж за первый квартал 2012 года. Налог к уплате в бюджет начислен в первом квартале 2012 года. Покупатель в мае аннулировал исходный счет-фактуру, сделав «отрицательную» запись в дополнительном листе книги покупок за первый квартал 2012 года. Затем он зарегистрировал исправленный счет-фактуру книге покупок за второй квартал 2012 года. Кроме того, покупатель подал уточненную декларацию по НДС за первый квартал, где отразил отсутствие вычета по счету-фактуре № 1. Данную сумму вычета покупатель указал в декларации за второй квартал. Исправления после корректировок Как быть в ситуации, когда поставщик сначала составил исходный счет-фактуру, затем корректировочный счет-фактуру, а потом обнаружил в исходном варианте ошибку? Согласно новым Правилам, поставщик должен оформить исправленный счет-фактуру, не учитывая в нем сведения из корректировочного счета-фактуры. В частности, в графах 3-6 и 8-9 исправленного документа не надо учитывать данные из строк Б, В и Г этих же граф корректировочного счета-фактуры. При этом, регистрируя исправленные счета-фактуры в книге продаж и в книге покупок, продавец и покупатель не должны аннулировать записи, сделанные ранее при регистрации корректировочных счетов-фактур. Однако, может случиться, что ошибка, допущенная при оформлении исходного документа, повлекла за собой ошибку и в корректировочном счете-фактуре. Тогда корректировочный документ нужно исправить точно так же, как и исходный. Другими словами, поставщик должен оформить два исправленных счета-фактуры: один к исходному документу, другой – к корректировочному. После оформления исправленного корректировочного счета-фактуры поставщик и покупатель должны сделать соответствующие записи в книге продаж, книге покупок и в дополнительных листах к ним. Это значит, что надо аннулировать записи по «неисправленному» корректировочному счету-фактуре и зарегистрировать исправленный корректировочный счет-фактуру. Порядок аннулирования и регистрации аналогичен тому, что применяется при исправлении исходного (не являющегося корректировочным) счета-фактуры. Исправления при электронном документообороте В комментируемом постановлении отдельно прописан алгоритм действий на  тот случай, когда поставщик направляет счет-фактуру в электронном виде, но покупатель по технически причинам не получает документ. А на момент повторного выставления возникает необходимость сделать исправления. В такой ситуации поставщик должен сразу же оформить исправленный документ, несмотря на то, что исходный счет-фактура покупателем не получен. Исправленный счет-фактура может быть оформлен как в электронном виде, так и на бумаге. В журнале учета выставленных и полученных счетов-фактур и продавец и покупатель должны зарегистрировать только исправленный документ. В книге покупок также необходимо зарегистрировать только исправленный счет-фактуру. Сделать это покупатель сможет в том периоде, когда получит данный документ. В книге продаж поставщик должен зарегистрировать исходный документ, но потом аннулировать запись. Исправленный счет-фактуру нужно зарегистрировать либо в книге продаж (если исправления и исходный документ датированы одним кварталом), либо в дополнительном листе к книге продаж (если исправления внесены в более позднем налоговом периоде). Аналогичным образом следует поступать при повторном направлении корректировочного счета-фактуры, если он подвергся изменениям. * Временная форма корректировочного счета-фактуры приведена в письме ФНС России от 28.09.11 № ЕД-4-3/15927@. Информация предоставлена БухОнлайн.ру