Чтобы признать в налоговом учете расходы на ГСМ и обслуживание автотранспорта, а также принять вычеты по ним, компании необходимо оформлять путевые листы. Таковы требования контролирующих органов. Ниже описаны наиболее интересные судебные споры, возникавшие за прошедший год между компаниями и налоговиками из-за содержания путевых листов.

Вводная информация
 

Формы путевого листа, обязательной для применения, не существует. Компания может составлять путевые листы либо на бланках, утвержденных постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78, либо разработать бланк самостоятельно. Если организация выбирает второй вариант, необходимо учитывать, что путевой лист должен отвечать требованиям к первичному учетному документу. Такие требования приведены в статье 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — закон № 129-ФЗ). Кроме того, бланк должен содержать сведения, предусмотренные приказом Минтранса России от 18.09.08 № 152 (далее — приказ № 152). Чиновники Минфина России считают, что учесть расходы можно только на основании тех путевых листов, которые соответствуют требованиям приказа № 152 и заполнены в определенном им порядке (письмо от 25.08.09 № 03-03-06/2/161).

Даже если автомобиль арендован, на него необходимо оформлять путевой лист

В обоснование расходов на бензин для арендованного автотранспорта компания не предъявила путевые листы. Налоговики посчитали, что данные расходы документально не подтверждены и доначислили налог на прибыль. На это компания возразила следующее. В налоговом законодательстве не сказано, что плательщик вправе уменьшить налогооблагаемую прибыль на стоимость ГСМ только при наличии путевых листов. Чтобы списать затраты на бензин достаточно кассовых чеков на его покупку. Кроме того, компания сослалась на то, что она не является собственником автомобилей, на которые не были оформлены путевые листы.

Инспекция действовала правомерно. Чтобы признать расходы на ГСМ, нужны не только кассовые чеки, но и правильно оформленные путевые листы. Именно они подтверждают фактический расход бензина, а также использование автомобиля в производственных целях (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 22.04.09 № Ф04-2285/2009(4825-А27-26)).

Компания может сама решить, с какой периодичностью выписывать путевой лист

Налоговики не приветствуют, когда путевые листы выдаются на несколько поездок и на период, превышающий один день (на неделю, на месяц и т.д.). В конце последнего дня периода, на который выписывается путевой лист, в него заносятся показания спидометра и подводятся итоги по километражу. По данным такого путевого листа рассчитывается расход топлива, и его стоимость учитывается для целей налогообложения.

Компании, которые составляют путевые листы на несколько поездок, не лишаются возможности признавать в налоговом учете затраты на ГСМ (постановления ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.09 № А38-4082/2008-17-282, Северо-Западного округа от 11.02.09 № А56-10236/2007, от 10.04.09 № А56-21728/2008). Налогоплательщик вправе организовать учет расходования топлива сообразно специфике своей деятельности и оформлять путевые листы в соответствии с выбранным методом. 

Отметим, что порядок заполнения путевых листов, установленный приказом № 152, предусматривает, что срок действия путевого листа может быть от одного дня до одного месяца. На это положение также можно сослаться в случае возникновения спора с инспекцией. При этом независимо от периода, на который выдан путевой лист, компании лучше обзавестись и другими подтверждающими документы. В приведенных выше постановлениях судьи принимали в обоснование затрат на ГСМ маршрутные ведомости, журнал учета их движения, приказы об использовании служебного транспорта, установленные нормативы затрат на приобретение и использование ГСМ, ежемесячные отчеты о пробеге каждой автомашины и о расходах на нее, акты списания топлива, справки бухгалтера.

Состав реквизитов путевого листа должен подтверждать осуществленные расходы

Налоговики не принимают расходы на автотранспорт, так как в путевых листах недостаточно данных. Это, как указывают ревизоры, не позволяет им проверить обоснованность расходов. Зачастую компании, ссылаясь на то, что не обязаны применять типовую форму путевого листа, включают в него минимальный набор показателей. А именно — ограничиваются списком реквизитов, приведенных в пункте 2 статьи 9 Закона № 129-ФЗ. Такой формальный подход нередко вызывает претензии со стороны инспекции.

Путевой лист — это первичный документ, по которому списываются траты на содержание автомобиля. Такой документ должен показывать, что машина используется в служебных целях, а также подтверждать расход топлива и использование запчастей. В противном случае признать расходы налогоплательщик не может.

Так, ФАС Восточно-Сибирского округа отметил, что нельзя обосновать понесенные затраты, если в путевом листе нет информации о наименовании и адресе организации, в которую следует автомобиль, о маршруте его следования и времени в пути (постановление от 21.10.09 № А33-13602/08). В то же время ФАС Северо-Кавказского округа пришел к выводу, что в путевом листе не обязательно указывать адрес пункта назначения автомобиля. Ни закон № 129-ФЗ, ни правила заполнения типовой формы путевого листа этого не требуют (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 25.12.08 № Ф08-7602/2008).

В постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 01.12.08 № Ф04-7500/2008(16942-А27-37) судьи отказали компании в признании расходов, так как в ее путевых листах не было показаний спидометра в момент выезда машины из гаража и ее возвращения. А стоимость бензина можно отнести на расходы только по километражу. Однако в практике есть примеры противоположных решений. Например, ФАС Московского округа считает, что отсутствие указанных показаний в путевом листе не мешает налогоплательщику учесть расходы на ГСМ (постановление от 07.04.09 № КА-А41/2439-09).

Приведенные примеры судебных решений показывают: не следует стремиться к тому, чтобы максимально сократить количество показателей отражаемых в путевом листе и формально подходить к его заполнению (или разработке бланка собственного образца). Желательно, чтобы содержание путевого листа было наиболее полным и позволяло однозначно определить сумму расходов, а также установить, что транспорт использовался в производственных целях.

Чтобы обосновать свои претензии, налоговики могут использовать информацию, предоставленную ГИБДД

Сведения в путевых листах противоречат данным, запрошенным у ГИБДД. Налоговики считают, что информация, содержащаяся в таких путевых листах недостоверна. А раз так, то они не могут подтверждать расходы и право на вычет НДС.
Например, в практике ФАС Северо-Кавказского округа был спор, в котором инспекция ссылалась на данные системы «Поток». В ней фиксируются регистрационные номера автомобилей, прошедших в радиусе действия установленных камер (радаров). Маршруты, отраженные в путевых листах, не соответствовали информации, полученной из этой системы (постановление от 26.06.09 № А32-5535/2008-26/113).

А ФАС Северо-Западного округа рассматривал дело, в котором налоговики приводили в качестве довода данные о нарушениях правил дорожного движения, совершенных с участием автомобилей компании. На основании таких данных проверяющие установили, что принадлежащие фирмы машины использовали лица, которые не являлись ее работниками (постановление от 10.04.09 № А56-21728/2008).

Из приведенных арбитражных решений можно сделать вывод, что судьи принимают к рассмотрению ссылки на информацию, предоставленную ГИБДД. Хотя в этих двух конкретных случаях она и не повлияла на исход дела. В споре, возникшем из-за несоответствия сведений о маршрутах следования автомобилей данным системы «Поток», компания сама отказалась от расходов и вычетов по проблемным путевым листам. Что касается данных о нарушении правил дорожного движения, то судьи установили, что эти данные сами являлись недостоверными. Они содержали опечатки и ошибки.

В практике примеры, подобные описанным, единичны. Нельзя говорить, что налоговики повсеместно практикуют запросы в ГИБДД. Тем не менее, советуем следить за тем, чтобы фактические маршруты автомобилей совпадали с данными путевых листов. Иначе вы рискуете «нарваться» на доначисления. При расхождениях данных путевых листов с данными ГИБДД компания даже в суде не сможет отстоять расходы на ГСМ, на зарплату водителю за время поездки, а также заявить вычеты по НДС. Вряд ли судьи примут доводы о том, что расхождения в информации возникли из-за недобросовестных действий водителя, который не следовал по предписанному маршруту. А доказать недостоверность сведений, полученных в ГИБДД, будет еще сложнее.